Schrijven voor aanbestedingen is een ambacht net als reviewen van tenders

Het schrijven voor tenders en aanbestedingen is een ambacht. Het komt vaak voor dat je de opdrachtgever of aanbestedende partij onvoldoende goed kent. Wat ga je dan schrijven? Het vinden van de juiste steekwoorden en kernwaarden en spelen met de formulering binnen de kaders die geschetst zijn, een crime als je geen taalliefhebber bent. Of sterker nog, als je geen taalvirtuoos bent. Zo voelen vele inhoudelijke specialisten die zich bezighouden met tenders en aanbestedingen ook als het gaat om het beantwoorden van de kwalitatieve, complexe gunningscriteria.

Het vak bidwriter of proposalwriter is een vak apart en een waar ambacht. In de eerste plaats inhoudelijk: voor de kwalitatieve gunningscriteria die gepubliceerd worden, moet je vaak een cursus ‘begrijpend lezen voor gevorderden’ hebben gevolgd om te kunnen doorgronden naar welke informatie de opdrachtgever op zoek is.

Nagenoeg in ieder bid heb je tegenwoordig meerdere sessies met het team nodig om het alleen al onderling eens te worden over wat de vraag nu werkelijk is. Wat is de vraag achter de vraag? Welke zorgen of problemen ondervindt de opdrachtgever? Wat hebben wij weg te nemen of op te lossen?

Ook reviewen van de diverse versies van een tender is een vak apart. Als je als bidwriter na een aantal inhoudelijke kennissessies met specialisten waarin je ze het hemd van het lijf hebt gevraagd tot een eerste ruwe versie van je tendertekst komt en deze dan met duidelijke instructie voorlegt aan het reviewteam, komt het toch nog heel vaak voor dat je een kantlijn vol opmerkingen vindt waar je niets mee kunt en die geen antwoord geven op de door jou zelf gestelde vragen ter verduidelijking, aanscherping of controle.

Slechte proposal review opmerkingen:
X “Hier moet meer komen te staan”;
X “Bewerk deze paragraaf opnieuw”;
X “Vind dit woord niet mooi”;
X “Ik heb geen tijd gehad om de RFP te lezen maar hier zijn mijn opmerkingen”.

Wat dan wel goede, helpende proposal review opmerkingen zijn?
+ “De XYZ-case studie zou hier heel goed als bewijslast kunnen dienen. Zie je mail”;
+ “Laten we hier aan het winthema linken, zie mijn track comments”;
+ “Dit legt X niet uit. Zie het ABC document dat ik je mailde om hier als content te gebruiken”.

Als bidwriter, proposal writer of EMVI-schrijver ben je heel erg gebaat bij goede review comments om je werk naar een hoger niveau te tillen. Goede review opmerkingen zijn:
1. Duidelijk
2. Specifiek
3. Bruikbaar
4. Gekoppeld aan de beoordelingscriteria
5. Gefocust op de winnende boodschap of het winthema

Wat zou jij nog toevoegen?